Plán projektu je dokument, který definuje cíle projektu a způsob, jakým se k nim dostat. Tedy jak má vypadat realizace projektu, jakou organizaci, postup či výkon zahrnuje, jakým způsobem se bude monitorovat a kontrolovat.
Standard ČSN EN ISO 9001 v kapitole 7 velmi konkrétně stanoví, co by měl projektový plán obsahovat a co je organizace povinna udělat.
Zde je několik doporučení. Plán projektu by měl optimálně obsahovat 4 základní otázky důležité pro projekt a jeho řízení:
- Proč? Z jakých důvodů se projekt realizuje? Jaký problém nebo nedostatek má projekt vyřešit? Proč je třeba vynaložit prostředky a úsilí na jeho realizaci?
- Co? Co má být výstup? Jaké jsou hlavní produkty nebo výstupy projektu?
- Kdo? Kdo se na realizaci projektu bude podílet? A co bude povinností jednotlivých zúčastněných v rámci projektu? Jak budou účastníci projektu organizováni?
- Kdy? Jaký je harmonogram? Jaké jsou významné milníky v průběhu realizace projektu? Jaká je časová osa projektu a kdy nastanou zvláště významné body označované jako milníky, je kompletní?
Řídit auto bez řidičského průkazu a řidičského umu je jednoznačně hloupost. Proč ve firmách, speciálně post-komunistických, vedou projekty lidé co nemají znalosti a patřičně nástroje?
Pokud vedete projekt bez odpovídajících znalostí a nástrojů, je to jednoznačně nevhodné. Plán je sice jedna věc, ale realita a plánování realizace jsou druhá. Pokud máte ale plán a k tomu sestavenou analýzu rizik, jste dostatečně připraveni na operativní rozhodování o tom, kde je potřeba přidat zdroje pro zdárné dokončení projektu v stanoveném termínu.
Vzájemné propojení procesů
Pojďme ale zcela na začátek. Na počátku je impuls od zákazníka. Ten firma zpracuje a výsledkem je výstup, většinou produkt. Ale co to znamená “zpracuje”? Dle ISO 9001 proces musí být popsaný v QMS (Quality Management System). Ten pak popisuje proces samotný, jeho zdroje, monitoring a řízení. Je zde využíván procesní přístup, což umožňuje neustálé propojení a řízení jednotlivých procesů a jejich vazeb. Při aplikaci procesního přístupu je využívána metoda PDCA (plan-do-check-act). Též známá jako Demingův cyklus.
Krok 1, plánování (Plan)
Jako odborník na změnu musíte v kroku plánování zmapovat existující bolestivá místa (např. použitím SWOT analýzy) a příležitosti ke změně s navrhovaným řešením. Viz článek analýza rizik. Vytvořte hypotézy pro základní problémy a otestujte je, abyste získali jasné výsledky. Dále musíte vytvořit podrobný plán implementace projektu, který poskytuje rámec pro operace, odrážející soulad mezi obchodními cíli organizace a cíli projektu. Úkoly z plánu samozřejmě musí být minimálně SMART.
Krok 2, dělání (Do)
Realizace je důležitější než plánování. Tento krok je rozdělen do tří dílčích segmentů:
- školení členů týmu, aby překlenuli mezeru viz matice dovednosti
- proces implementace
- dokumentování procesu provádění pro budoucí použití.
Tento krok je kritický. Když v tomto kroku spustíte pilotní testování, ukáže se, zda navrhovaná změna vede k teoretickým výsledkům či nikoli.
Krok 3, kontrola (Check)
V této fázi jsou hodnoceny výsledky projektu. Jsou porovnávány s původními plány a cíli. Pokud došlo k odchylkám, je nutné je identifikovat a analyzovat příčiny. Dále se zkoumají výsledky kontrol a hodnocení kvality a efektivity projektu. Tento krok umožňuje zlepšování projektu a jeho procesů.
Krok 4, akce (Act)
Posledním krokem je akce, která zahrnuje nápravu a úpravy výsledků, které byly identifikovány během kroku analýzy. Zde jsou přijímána opatření ke zlepšení procesů projektu a k prevenci budoucích chyb. Také se v této fázi hodnotí a uzavírají projekty a jejich procesy. Vzhledem k tomu, že cyklus PDCA je iterativní smyčka, nový proces se stává novým výchozím bodem pro budoucí testování.
Krok 5, o které se nemluví často je standardizace. Takto lze zvýšit kvalitu v čase. PDCA se opakuje tolikrát, kolikrát je potřeba do doby dokončení projektu dle jeho zadání.
Je to komplikované?
Možná to vypadá složitě, ale není. Projektový plán by měl být přesný a obsahovat všechny potřebné informace, které umožní úspěšné dokončení projektu v souladu s požadavky a cíli organizace. Procesní přístup a metoda PDCA jsou účinnými nástroji pro správné řízení projektů a jejich procesů. Při správném plánování a řízení projektů lze minimalizovat rizika a zvýšit úspěšnost projektu a celkové spokojenosti zákazníka.
Pod čarou. Příkladů z praxe jak to dělat i nedělat mám mnoho. U těch negativních se vždy ukázalo, že systém QMS buď neexistoval, nebo, že nebyl dodržen. Dokonce s tichým souhlasem CEO firmy. To se pak nelze divit zkrachování celé firmy.
