Jedna z povinností manažera je monitorovat pracovníky a identifikovat kdo je pod/nad průměrný. Dále být proaktivně připravený na personální změny v týmu, povýšení, odměny, výpověď, úmrtí apod. Ale jak toho dosáhnout? Matice dovedností je jeden z nástrojů.
Matice dovedností je nástroj pro vizuální mapování dovedností skupiny zaměstnanců. Jejich dovednosti jsou znázorněny v mřížce (tabulce), která ukazuje úroveň znalostí každého zaměstnance v každém z nich. Dá se aplikovat jak na měkké dovednosti (soft skills) tak i na odborné znalosti.
Dle ISO 9001:2015 článek 7.2 konkrétně vyžaduje, aby organizace určila nezbytnou matici kompetencí nebo matici dovedností zaměstnanců a zajistila, že jsou kvalifikováni na základě odpovídajícího vzdělání, školení nebo zkušeností.
Pracovní popis (job description)
Prvním krokem je mít správně definovaný “pracovní popis”. Zaměřte se na popis práce a ujistěte se, že pro konkrétní pracovní pozici jsou v něm určeny potřebné dovednosti a jejich úroveň. Pokud ne, možná budete muset upravit tak, aby konkrétně zmiňovala potřebné dovednosti k efektivnímu výkonu dané práce. Jinými slovy, vaše matice dovedností nebo matice kompetencí by měla mít vazbu na pracovní popis různých funkcí v rámci organizace.
Definice
Definujte seznam dovedností které chcete vyhodnotit. Toto bude odlišné tým od týmu. Jiný pro konstrukci, jiný pro technologii jiný pro dílnu. Lze seskupit technické témata kritických dovedností. Můžete například vytvořit samostatný soubor témat souvisejících se systémy managementu a seskupit všechny typy dovedností vyžadovaných normou ISO, jako jsou základní dovednosti, dovednosti interního auditora nebo pokročilé znalosti různých systémů managementu, které organizace dodržuje. Doporučení: umístěte nástroje kvality, Six Sigma atd. do stejného bloku.
Diskuze napříč týmy
Diskutujte s každým členem týmu o jeho znalostech a dokonce i o oblastech zájmu, které sahají i do všech ostatních oblastí, které jsou mimo jeho pracovní náplň. Pomůže vám to využít jejich přebytečné znalosti i pro jiné pracovní funkce.
Zaměřte se na úroveň „Měl by“ vs. „Skutečný“
Vlastní matice pak bude mít pouze 4 stupně hodnocení. Více je jen na škodu.
Vypracujte plán rozvoje kompetencí
Zjištěné mezery v dovednostech budou základem vašeho organizačního školícího programu, který můžete splnit plánováním interních/open house školicích programů a všude tam, kde je to možné, mohou být zavedeny On-job Training (jak interní tak externí školící firmou) nebo Mentor-Mentee programy.
Sledujte plnění vzdělávacího programu
Pravidelně kontrolujte úroveň plnění vzdělávacích programů nominovaných zaměstnanců. Plánujte vedení všude tam, kde je to potřeba, například při nenaplňování vzdělávacích potřeb po delší době.
Nezapomeňte, že matice je živý dokument
Nelze matici nastavit jednou a domnívat se, že je na pořád. Je to živý dokument, který je nutné pravidelně aktualizovat. Rád bych zde řekl, že znám výborný sw, který by mi v tomto pomohl. Bohužel. Vždy jsem to řešil tabulkou v excelu. Udržování v čase je pak o to náročnější, ale na druhou stranu mám pod dohledem všechny údaje.
Osobní poznatek z praxe: při nastavování matice mi jeden pracovník řekl, že to nemůže vyplnit. Nemyslel to nikterak zle. Jen narážel na fakt “čím více vím, tím více si uvědomuji, že nic nevím”. Jmenoval se Libor, velice zkušený pracovník, kterého jsem si velice vážil a jsem rád, že jsem ho potkal. Cca dva roky do důchodu, ve firmě 40 let. Zařadil bych ho ihned jako specialista ve svém oboru. Vyústilo to v dlouhou debatu, která vyústila v další článek Dunningův–Krugerův efekt.
