Není pochyb o tom, že správné určení priority úkolů je důležité pro úspěšné plnění projektů, ať už jde o pracovní projekt, školní projekt nebo osobní projekt. Každý projekt může mít mnoho různých úkolů a v některých situacích se může stát, že se naskytne více úkolů, které mají stejnou prioritu. V tomto článku se budeme věnovat tomu, jak stanovit prioritu úkolů, abyste mohli být úspěšní v plnění vašich projektů a dosáhnout svých cílů.
Nejlépe jak řešit problém je, se do problému vůbec nedostat
A jak jinak chcete nazvat situaci, kdy máte více úkolů se stejně vysokou prioritou nežli problém. Naštěstí to je řešitelný problém. Existuje totiž metoda, kterou zpopularizovat generál Dwight Eisenhower. Americký generál Dwight Eisenhower byl jako vrchní velitel pověřen úkolem připravit a provést invazi spojenců v Normandii v roce 1944. Přípravné práce se rozběhly a s blížícím se datem se kupilo na stole generála ohromné množství nejrůznějších úkolů a záležitostí.
„Musím to všechno řešit já? Čemu mám opravdu věnovat pozornost?” Když si generál položil tyto dvě otázky, chvíli popřemýšlel a pak si na tabuli ve štábu namaloval jednoduchou matici. Na horizontální osu namaloval naléhavost a na svislou důležitost. Výsledek byly 4 kvadranty.
V průmyslové výrobní společnosti strojního zaměření je prioritizace úkolů velmi důležitá a řeší se každý den. Například, když je na linkách výroby více produktů najednou, je třeba určit prioritu výroby, aby se výrobní proces neprodloužil. Dalším příkladem může být údržba strojů. Pokud dojde ke závadě, musí být určena priorita opravy, aby se co nejdříve zabezpečila bezproblémová výroba. Také v oblasti nákupu je prioritizace klíčová. Musí být určena priorita nákupu surovin, aby se zajistila nepřetržitá výroba. Všechny tyto úkoly mohou být zahrnuty do Eisenhoverovy matice a pomohou vám určit prioritu, abyste se vyhnuli problémům a zajistili úspěšnou výrobu.
Tolik říká teorie, ale co praxe?
A co když i přes tuto matici máte stále několik úkolů s prioritou 1? V praxi to není zdaleka tak jednoduché, přesněji řečeno, není to jednoduché v firmách, které nevedou projekt jako projekt, ve firmách, kde se vše řídí ad-hoc jednou týdně na poradě, a v těch, které nemají žádný nástroj na sledování plnění úkolů, plnění milníků a plnění projektů.
Naopak, je to jednoduché s použitím sofistikovaných nástrojů. Existuje celá řada takových softwarů. Nemusíme chodit daleko a platit desítky tisíc za měsíc, například MS Project. Pokud máte znalosti MS Office, přechod není nic složitého. Existují také online nástroje, které nejsou závislé na Windows a mohou být využívány i z mobilního telefonu.
V návaznosti na předchozí článek o Plánu projektu je tedy zcela nezbytné pořídit takový systém, sledovat plnění v reálném čase, stanovovat priority a návaznosti úkolů, prostě ulehčit rozhodování a neponechávat vyhodnocování priority jednotlivým členům týmu, aby se předešlo mylným závěrům a nechtěnému zpoždění projektů.
Nemáte-li přese všechno žádný systém, řiďte se maticí. Informujte zadavatele o limitech vašich zdrojů.
Výrobní společnosti, převážně pak ty zaměřené na strojní průmysl, jsou často náročné na plánování a řízení projektů, protože se často musí vypořádat s mnoha různými úkoly současně. Pokud však využijí metodu stanovení priorit a investují do vhodných nástrojů na sledování plnění projektů, mohou usnadnit celý proces a dosáhnout lepších výsledků. Vybrat vhodný nástroj může být zpočátku náročné, ale existuje mnoho dostupných možností, včetně softwarových řešení a online nástrojů, které jsou snadno dostupné a cenově dostupné. Investice do těchto nástrojů může v dlouhodobém horizontu ušetřit společnosti čas a peníze a přinést lepší výsledky pro všechny zúčastněné.
